Як побудувати просту систему безпеки бізнесу — почніть з мінімуму!

Багато власників бізнесу думають, що захист — це дорого і складно. Але мінімальні системні дії вже дають реальний захист.

Ось 3 прості кроки, які можна впровадити вже цього місяця:

1. Призначте відповідального за первинні документи.  Один працівник, одна задача раз на місяць — перевірити наявність підписів контрагентів на всіх первинних документах по поставках і послугах. Відсутність підписів або самих документів — це відсутність доказової бази в суді.  Без паперів захистити свої кошти буде вкрай складно.

2. Моніторте статус контрагентів.  Раз на місяць перевіряйте дані з реєстрів по партнерах, з якими працюєте постійно. Зміна статусу — банкрутство, втрата статусу платника ПДВ або єдиного податку, зміна керівника чи власника — це сигнали, які дозволяють вчасно скоригувати співпрацю і мінімізувати ризики.

3. Не запускайте дебіторську заборгованість.  Виділіть раз на місяць час для наради по дебіторці. Надсилайте письмові претензії. Якщо даєте розстрочку — фіксуйте її документально, не на словах.  Усне погодження не захищає. Документ — захищає.

Системна безпека бізнесу — це не про великий юридичний відділ. Це про регулярність і прості процеси, які працюють.

5 хвилин на перевірку рятують кошти

Більшість підприємців перевіряють контрагента один раз — на старті співпраці. Але ризики з'являються і пізніше. Ось що варто робити системно.

1. Єдиний державний реєстр (ЄДР) — сайт Мінʼюсту, Опендатабот або аналоги. Дає змогу дізнатись поточний статус контрагента: чи відкрита щодо нього процедура банкрутства.   Важливо!!! банкрутство не зупиняє господарську діяльність — компанія продовжує укладати угоди.  Але ваші шанси отримати кошти у разі несплати різко падають через чергу інших кредиторів. Перевіряйте навіть тих, із ким працюєте роками. Ніхто не зобовʼязаний вас попереджати — офіційний запис у реєстрі вже є належним повідомленням!!!

2. Реєстр платників єдиного податку. Критично для юридичних осіб, які замовляють послуги у ФОП. Юрособа на  загальній системі оподаткування не має права купувати послуги у ФОП 2-ї групи — такі операції тягнуть за собою податкові зобовʼязання.  5 хвилин перевірки захистять від неприємних донарахувань.

Верховний суд послідовно підтверджує: бізнес зобовʼязаний проявляти обачність при виборі контрагентів і перевіряти відкриті реєстри.

Незнання не звільняє від відповідальності. Два безкоштовних реєстри — це мінімум обачності, який рятує від максимальних втрат.

Дроблення бізнесу — злочин чи звичайна господарська діяльність? Залежить від одного ключового факту.

Податкова та БЕБ  активно взялись за так зване «дроблення бізнесу». І в багатьох підприємців є підстави для занепокоєння — адже ця схема є звичайною моделлю роботи тисяч українських бізнесів.

 Що насправді шукає податкова під час перевірки:
→ торгівля під одним брендом від імені різних ФОП
→ ФОПами є колишні або чинні працівники компанії
→ спільна IP-адреса для подачі звітності
→ єдина мережа приміщень, персоналу, товарів

Важливо: жодна з цих ознак сама по собі не є порушенням закону. Поняття «дроблення бізнесу» взагалі відсутнє в Податковому кодексі.

Тоді де межа?  Все вирішує одне питання: чи здійснює ФОП підприємницьку діяльність самостійно?

Якщо на допиті в БЕБ ФОП не може відповісти на базові питання про власну діяльність — саме це стає підставою для кримінального провадження в рамках якого здійснюється донарахування податків.

Схема сама по собі не злочин. Але відсутність належного документального оформлення та непідготовленість ФОПів до перевірки — це вже реальний ризик.

Що потрібно зробити вже зараз:  ✓ перевірити, як оформлені відносини між компанією та ФОПами  ✓ переконатися, що ФОПи розуміють процедуру допиту і обшуку
✓ підготувати документацію, яка підтверджує самостійність їхньої діяльності

5 років роботи. Тисячі поставок. І раптом — тиша.

Покупець перестав платити й виходити на зв'язок. Ви йдете до адвоката. Перше, що він питає: «Де первинні документи?»

І тут більшість підприємців робить одну й ту саму помилку. «Ми дамо вам акт звірки — там же все є».

Ні. Там не все є.

Акт звірки, підписаний бухгалтерами — це не первинний документ. Він не замінює видаткові накладні. Він не доводить суду, що саме такий обсяг товару був переданий за такою ціною.

Без первинних документів — від першої поставки — довести суму боргу майже неможливо.

Партнер виходить із бізнесу і забирає клієнтів. Як це зупинити?

Клієнтська база для більшості компаній є основною прибутку і найбільшою цінністю. Забравши базу клієнтів колишній партнер продовжує працювати з вашими клієнтами, але вже від власної компанії.

Клієнтам по великому рахунку все одно яка назва компанії. Їм важлива якість, сервіс та ціна. І саме тому таке перетікання клієнтської бази важко зупинити. Ви маєте додавати нові знижки, сервіси та інше аби зберегти клієнтів.

Чи буде клієнт вникати у ваш корпоративний конфлікт? Скоріш за все ні. Він обере того, хто поставить товар/послугу і з ким має особистий контакт.

Що треба робити в першу чергу, якщо це сталось? Домовляти з постачальниками, бо саме від наявності товару залежить чи буде він проданий клієнту. Першою гарантією, що ваш колишній партнер не зможе побудувати аналогічний бізнес на спільній клієнтській базі є ексклюзивні умови договору з постачальниками.

А якщо постачальників багато і ексклюзиву з ними не має?

Основний спосіб захисту-оформлення «клієнтської бази», як активу.

Захищати можна тільки те, що має юридичну форму! Клієнтська база має бути визначена як комерційна таємниця.

Тільки при умові правильного юридичного оформлення клієнтської бази, побудови правил письмового ознайомлення з цією базою та роботою з нею будуть юридичні  підстави для реального відшкодування збитків.

Якщо клієнтська база має статус комерційної таємниці, то її незаконне використання тягне і кримінальну відповідальність.

Але давайте чесно, строк притягнення до кримінальної відповідальності набагато довший ніж стягнення збитків в судовому порядку.

Тому письмовий документ між партнерами є гарантією для захисту прав кожного з них. Такий документ може передбачати фінансову відповідальність за її порушення і це підстава для стягнення коштів, а не очікування дій від слідчих. І тут може бути декілька варіантів як то корпоративний договір, партнерська угода, тощо, які обмежують право на використання бази кожним окремо.

Про такі речі, як і про шлюбний контракт 😉 слід домовлятись « на березі». На початку бізнесу, почувши і побачивши свого партнера не тільки в ситуації мрій про майбутній прибуток, а й в ситуації як ділити бізнес і його основний актив, якщо згодом дороги розійдуться.

Контакти:

м. Київ, вул. Андрія Верхогляда 10а, оф. 42

+38-096-475-34-13 

Alexandra.iatsenko@gmail.com